Программа учета материальных ценностей

Учет материальных ценностей

Новая разработка компании Business Lab предназначена для автоматизации бизнес-процессов движения материалов и основных средств. Эта программа создана специально для строительных компаний и адаптирована под требования, отображающие специфику их деятельности.

Применение программы требует довольно высокого уровня дисциплины персонала, находящегося на строительном объекте. Получение и расход материала должны быть четко отображены в программе, а все данные скрупулезно внесены. При соблюдении этих условий полученная информация будет максимально достоверной, и эффективность применения программы учёта движения материальных ценностей превзойдет все ожидания

Этапы бизнес-процесса

Бизнес-процесс учёта движения материальных средств посредством программы осуществляется в несколько основных этапов:

Для осуществления покупки инициатор (это может быть любой сотрудник предприятия) формирует заявку на покупку. С этой целью он заполняет специальную форму в программе и подкрепляет основание для платежа (счёт-фактура).

Для исключения покупок без ведома руководства, заполняется заявка по каждому пункту счёта, прилагается сама форма счёта в программу (допускается фото или любая копия).

В заявке существует три типа покупок. Такое разграничение упрощает процесс списания средств:

  • Услуга — списывается при получении.
  • Материалы — списываются при расходовании.
  • Основные средства — списываются с коэффициентом амортизации, заранее настроенным относительно данной позиции, и возможностью переоценки.

Запрос отправляется руководителю, который может принять одно из следующих решений:

  • поставить счёт на оплату;
  • отказать;
  • отложить на определённый срок;
  • частично оплатить, указав размер сделанного платежа и срок оплаты оставшейся суммы.

Есть также возможность назначить запросу статус «отложен, получить без оплаты» либо «частично получить без оплаты».

У того, кто инициировал счёт, в личном кабинете отражается статус отправленного документа. Благодаря этому он знает о решении руководителя относительно его запроса.

После принятия решения о полной или частичной оплате либо получении без оплаты руководитель назначает ответственного за получение. По умолчанию в программе данная роль отводится инициатору покупки, но этот параметр может быть изменён.

Далее алгоритм зависит от того, была ли произведена оплата (полная или частичная).
Если оплата была произведена, запрос попадает в бухгалтерию. Форма содержит следующие данные:

сумма к оплате, определённая руководителем;
копия счёта или договора как основание для платежа;
платёжные реквизиты.

Оплата проводится бухгалтером в один клик мыши.
Если оплата отложена, даётся специальная команда на получение услуги, материала или основных средств.

После оплаты или команды на получение, товар может быть принят ответственным за получение. При факте получения на строительном объекте документируется наименование и количество приобретённого товара.

Преимущества применения программы

  • Автоматизация учёта материальных ценностей исключает ситуации, когда материал или услуга берётся в спешке без разрешения руководителя.
  • Руководитель может отслеживать статус товара — получен ли он, в каком количестве, оплачен ли полностью или частично, или же не оплачен вовсе.
  • Программа предусматривает указание объекта при списании услуг или материалов. Это позволяет точно рассчитать, сколько было списано услуг и материалов непосредственно на данный объект.
  • Присутствует функция передачи несписанных остатков материалов одним ответственным лицом другому.
  • Программа наглядно показывает, какими материальными ценностями на каждом объекте располагает компания и кто несёт за них ответственность. Это делает возможным анализ прибыли по объектам.

Получите бесплатную консультацию

Вы можете отправить нам запрос о вашем проекте, и мы сделаем все возможное, чтобы ответить на ваш запрос в течение одного рабочего дня с предложением.