Программа ведения задач для строительных компаний (автоматизация планерок)

Программа ведения задач

Постановка задач перед сотрудниками и регулярное контролирование их выполнения — важная часть работы руководства строительной организации.

Компания Business Lab разработала программу, направленную на автоматизацию планёрок и решение масштабных задач, поставленных вне рамок совещаний.

Принцип работы программы:

Применение программы автоматизации планерок начинается с настройки матрицы ответственности, содержащей информацию о том, кто из сотрудников уполномочен ставить задачи перед коллегами.

Работа с конкретной задачей включает следующие шаги:

1. Постановщик задачи назначает ответственного и отправляет ему заполненную форму, в которой прописаны следующие параметры:

  • Суть и общий срок выполнения задачи
  • Ожидаемый результат.
  • Имя ответственного.

2. Исполнитель получает заполненную форму. Если он готов к выполнению, он подтверждает это. Если задание вызвало вопросы, оно может быть отклонено до момента уточнения деталей и условий выполнения (изменение сроков, корректировка задания и т.д.).

  • Таким образом, подтверждение ответственного является непременным условием приёма задачи.

3. Выполнение задачи разбивается на отдельные шаги. Подтвердив готовность к работе, исполнитель заполняет форму первого шага, где указывает, что он планирует сделать в первую очередь. Сюда входят цели и предполагаемые сроки их достижения. Форма сохраняется внутри задачи.

4. По истечении срока первого шага исполнитель заполняет отчётную форму, где указывает, что он успел сделать. Тем же образом оформляется и выполнение всех последующих шагов.

5. После выполнения всей задачи приходит черёд утверждения о закрытии. Руководитель оценивает качество выполнения относительно собственных критериев. Если результат, по его мнению, получен, он принимает отчёт и закрывает задачу. В случае, если результат не устраивает руководителя, он отправляет задачу на доработку.

  • При нарушении сроков выполнения информация об этом фиксируется в журнале хода выполнения задач; руководитель продлевает срок исполнения и может назначить другое ответственное лицо.

Работа с программой

Каждая из поставленных задач в программе ведения задач для строительных компаний имеет эффективные формы отчётности по продуктивности работы (планирование, соблюдение сроков и т.д.). Эти категории имеют оценочные баллы, что позволяет выявить ценность каждого сотрудника с точки зрения продуктивности труда. На основании объективной информации к сотруднику может быть применено поощрение либо взыскание.

В программу включены также общие отчёты:

  • Отчет сравнительного анализа сотрудников
  • Отчет дисциплины выполнения задач

Возможности программы

  • Разбивка задания на шаги значительно упрощает работу сотрудников, для которых планирование и решение масштабных задач вызывает трудности. Спланировать первый шаг гораздо легче, чем всю работу сразу.
  • При планировании каждого шага по отдельности исполнитель видит свой дедлайн и может оценить, успевает ли он выполнить работу в срок.
  • С помощью журнала хода выполнения задач руководитель контролирует процесс в реальном времени. Он может оценивать работу сотрудника с точки зрения активности и эффективности применяемых методов.
  • Руководитель видит, на каком этапе выполнения задача находится на данный момент, и может прогнозировать, будет ли цель достигнута вовремя.
  • Наличие журнала позволяет экономить время. Фактически этот раздел программы является практичной заменой регулярных докладов о ходе выполнения работ и путях решения поставленных задач.
  • Таким образом, программа ведения задач (автоматизация планерок) представляет собой эффективный таск-менеджер для строительных компаний, учитывающий специфику их работы.

Получите бесплатную консультацию

Вы можете отправить нам запрос о вашем проекте, и мы сделаем все возможное, чтобы ответить на ваш запрос в течение одного рабочего дня с предложением.