Программа ведения документооборота (приказов) в строительных компаниях

Ведение документооборота (приказов)
Новая программа, созданная специалистами компании Business Lab, открывает широкие возможности для руководителей строительных предприятий. Ориентированная на создание и утверждение приказов, она позволяет упорядочить весь документооборот в компании, специализирующейся на строительстве
Цель программы — автоматизация бизнес-процесса работы с приказами. Её специфика полностью отображает особенности ведения документооборота на строительном предприятии.
Функции программы можно условно разделить на два направления: работа с регулярными и нерегулярными приказами.

Работа с регулярными приказами
Оформление регулярных приказов — неотъемлемая часть деятельности строительного предприятия. Специфика работы в области строительства такова, что часто возникает необходимость оформления специальных приказов, связанных с опасными работами на стройке.
Такие приказы имеют свои особенности, отличающие их от бумаг, оформляемых на нерегулярной основе.

Работа с нерегулярными приказами
Эта разновидность приказов направлена на решение следующих задач:
- Кадровые изменения на предприятии — назначения сотрудников на те или иные должности, совмещение, приёмы на работу и увольнения, аттестация и повышение квалификации.
- Поощрения и различные выплаты.
- Утверждение и введение в действие нормативных актов.
- Проведение мероприятий по решению производственных вопросов.
- Внедрение новых функций сотрудников и т. д.
Структура бизнес-процесса, осуществляемого программой
Работа программы по ведению документооборота в строительной компании включает следующие этапы:

- Создание приказа автором и оповещение об этом руководителя предприятия при помощи специального уведомления, предусмотренного программой. Функции автора может выполнять любое компетентное лицо, задействованное в процессе строительства (например, прораб или начальник участка на проекте).
- Ознакомление руководителя с текстом приказа и редактирование, если возникнет такая необходимость.
- Подписание приказа (производится в один клик посредством генерации электронной подписи).
- Назначение руководителем сотрудников, которых следует уведомить об утверждении приказа и автоматическая отправка уведомлений.
- Ознакомление адресатов с содержанием приказа, сопровождаемое отображением на документе электронной подписи каждого из них. Также фиксируется точное время ознакомления сотрудника с приказом. Таким образом, возможность выполнения каких-либо действий без уведомления всех сотрудников, задействованных в процессе, исключена.
Дополнительные преимущества программы
Свойства программы ведения документооборота для строительных компаний делают её применение максимально простым и удобным в работе:

- В оформлении приказов применяется уникальная сквозная нумерация, упрощающая поиск нужного документа и исключающая риск возникновения путаницы в бумагах.
- Руководитель имеет возможность в любой момент ознакомиться со списком сотрудников, которые на данный момент уведомлены об оформлении приказа.
- Архивация осуществляется посредством генерации PDF-документа из существующего шаблона. Шаблон и форма приказа структурированы по общему образцу:
- мотивационная часть приказа;
- пункты с указаниями дальнейших действий;
- назначение лица, ответственного за выполнение приказа;
- сроки выполнения, если в их определении есть необходимость.
Соблюдение и нарушение сроков выполнения приказа также прослеживается программой, что представляет существенный плюс в плане её практического применения.
Данная разработка направлена на автоматизацию и упрощение бизнес-процесса в сфере документооборота любой строительной организации.
Получите бесплатную консультацию
Вы можете отправить нам запрос о вашем проекте, и мы сделаем все возможное, чтобы ответить на ваш запрос в течение одного рабочего дня с предложением.