Программа ведения документооборота (приказов) в строительных компаниях

Ведение документооборота (приказов)

Новая программа, созданная специалистами компании Business Lab, открывает широкие возможности для руководителей строительных предприятий. Ориентированная на создание и утверждение приказов, она позволяет упорядочить весь документооборот в компании, специализирующейся на строительстве

Цель программы — автоматизация бизнес-процесса работы с приказами. Её специфика полностью отображает особенности ведения документооборота на строительном предприятии.

Функции программы можно условно разделить на два направления: работа с регулярными и нерегулярными приказами.

Работа с регулярными приказами

Оформление регулярных приказов — неотъемлемая часть деятельности строительного предприятия. Специфика работы в области строительства такова, что часто возникает необходимость оформления специальных приказов, связанных с опасными работами на стройке.

Такие приказы имеют свои особенности, отличающие их от бумаг, оформляемых на нерегулярной основе.

Работа с нерегулярными приказами

Эта разновидность приказов направлена на решение следующих задач:

  • Кадровые изменения на предприятии — назначения сотрудников на те или иные должности, совмещение, приёмы на работу и увольнения, аттестация и повышение квалификации.
  • Поощрения и различные выплаты.
  • Утверждение и введение в действие нормативных актов.
  • Проведение мероприятий по решению производственных вопросов.
  • Внедрение новых функций сотрудников и т. д.

Структура бизнес-процесса, осуществляемого программой

Работа программы по ведению документооборота в строительной компании включает следующие этапы:

  • Создание приказа автором и оповещение об этом руководителя предприятия при помощи специального уведомления, предусмотренного программой. Функции автора может выполнять любое компетентное лицо, задействованное в процессе строительства (например, прораб или начальник участка на проекте).
  • Ознакомление руководителя с текстом приказа и редактирование, если возникнет такая необходимость.
  • Подписание приказа (производится в один клик посредством генерации электронной подписи).
  • Назначение руководителем сотрудников, которых следует уведомить об утверждении приказа и автоматическая отправка уведомлений.​
  • Ознакомление адресатов с содержанием приказа, сопровождаемое отображением на документе электронной подписи каждого из них. Также фиксируется точное время ознакомления сотрудника с приказом. Таким образом, возможность выполнения каких-либо действий без уведомления всех сотрудников, задействованных в процессе, исключена.

Дополнительные преимущества программы

Свойства программы ведения документооборота для строительных компаний делают её применение максимально простым и удобным в работе:

  • В оформлении приказов применяется уникальная сквозная нумерация, упрощающая поиск нужного документа и исключающая риск возникновения путаницы в бумагах.
  • Руководитель имеет возможность в любой момент ознакомиться со списком сотрудников, которые на данный момент уведомлены об оформлении приказа.
  • Архивация осуществляется посредством генерации PDF-документа из существующего шаблона. Шаблон и форма приказа структурированы по общему образцу:
  • мотивационная часть приказа;
  • пункты с указаниями дальнейших действий;
  • назначение лица, ответственного за выполнение приказа;
  • сроки выполнения, если в их определении есть необходимость.

Соблюдение и нарушение сроков выполнения приказа также прослеживается программой, что представляет существенный плюс в плане её практического применения.

Данная разработка направлена на автоматизацию и упрощение бизнес-процесса в сфере документооборота любой строительной организации.

Получите бесплатную консультацию

Вы можете отправить нам запрос о вашем проекте, и мы сделаем все возможное, чтобы ответить на ваш запрос в течение одного рабочего дня с предложением.